엔지니어를 위한 문장의 기술

 

 

 

이 책의 주요 요점들을 기억하기 쉽게 정리해 놓긴 했지만, 이 책의 가장 큰 장점은 각 주제별로 안좋은 글과 개선된 글의 사례를 하나씩 보여주면서 쉽게 이해할 수 있도록 도와준다는 점이다. 사실 이 책은 사례가 가장 유용하게 쓰일것 같은데, 사례를 옮겨 적기엔 너무 많은 것을 공개하는것 같기에 요약 요점만 정리해본다.

 

좋은 문장이란 말이 안 되는 문장을 쓰지 않는 것

누가봐도 이해가 되지 않는 문장을 쓰지 않는 것 = 좋은 문장을 쓸 수 있다
좋은 문장을 쓰는 요령은 '말이 안 되는 문장을 쓰지 않는' 것입니다. '좋은 문장'이라고 느끼는 것은 어디까지나 개인마다 해석하는 방법이나 사고 방식에 의존하는 부분이 많아 매우 주관적입니다. 그러나 적어도 읽을 때 '무슨 말이람?'이라고 생각하지 않으면 비즈니스적으로 일단 충분한 문장입니다.

피해야할 문장
사실 많은 사람들이 자신의 관점에서 글을 쓰고 있으며, 상대방의 관점에서 글을 쓰는 사람은 매우 적습니다.
요점은 상대방의 관점에서 생각하지 않는 것이 문제입니다. 좋은 문장을 쓰려면, 작성자의 관점이 아니라 독자의 관점에서 작성해야 합니다. 즉, 상대의 관심 사항에 초점을 맞춰서 써야 한다는 의미입니다.

 

 

문장을 읽을 대상과 목적을 파악하는 것

설득력이 있는 문장의 요소
이유, 일관성, 근거
문장을 작성하는 사람은 반론을 수 차례 제기할 만한 사람들이 '더 이상 반론을 제기하지 못하도록' 문장을 작성해야 합니다. 그것이 바로 설득력 있는 제안서를 작성할 수 있는 포인트입니다.

상위관리자에게 보고시 (경영층이 선호하는 요소)
* 바쁘기 때문에 읽지마자 포인트를 이해할 수 있어야 한다.
* 완결성이 있고 간단할 것. 문자 수가 적을 것. 한마디로 말할 수 있을 것. 결론부터 눈에 들어올 것.
* 기획이 필요한 이유가 명확하고, 기획이 성공할 논리적인 근거가 충분해야 한다.

상대에게 의도를 능숙하게 전달하려면
* 자신의 관점이 아니라 반드시 상대방의 입장에서 설명해야 한다.
* 상대의 관심 사항에 포커스를 맞춘다. 관심 사항이 아닌 내용을 설명할 때는 알기 쉽게 설명할 수 있도록 많은 노력과 준비를 해야 한다.

 

 

#기술1 : 논점을 명확하게 쓰기

좋은 문장은 '무엇을 말하는지, 왜 그런 것인지, 구체적으로 어떤 것인지', '어떻게 하면 되는 것인지' 논점이 명확합니다. 문장 구조에서 가장 중요한 것은 '하고 싶은 말을 잘 걸러내는 것'입니다.
1. 전달하고 싶은 내용을 요약한다.
2. 전달하고 싶은 논점은 맨 앞에 쓴다.
3. 논점과 보충 정보를 분리한다.
4. 관계없는 내용은 쓰지 않는다.

 

 

#기술2 : 납득할 수 있게 쓰기

좋은 문장은 '주장'이 명확하고 주장에 납득될 만한 이유나 근거가 명확합니다. 이유가 명확하고 사실에 근거해야 강력한 신뢰감을 줄 수 있습니다.
1. 맨 앞에 주장과 주장한 이유를 쓴다.
2. 이유는 납득할 수 있도록 쓴다.
3. 이유는 사실에 근거하고 수치 등을 사용하여 객관적으로 쓴다.
4. 사실과 의견을 분리한다.
5. 수동적인 표현과 복잡한 표현을 사용하지 않는다.

 

 

#기술3 : 한 눈에 파악되게 쓰기

좋은 문장은 알기 쉽게 문장이 구조화되어 있습니다. 문장의 구조화란 같은 주제의 내용들을 한데 묶고, 문장 간의 상하관계를 정의하여 재배치하는 것을 말합니다.
1. 문장의 성격과 그룹을 도출한다.
2. 결론과 그 이유를 맨 앞에 쓴다.
3. 개요와 상세는 분리한다.
4. 소, 중, 대 항목의 계층을 설정한다.
5. 너무 상세한 내용은 본문에 쓰지 않고 별첨에 쓴다.

 

 

#기술4 : 이해하기 쉽게 쓰기

좋은 문장은 '무슨 말을 하는지' 상대가 확실하게 이해할 수 있어야 합니다. 이러한 문장에 필요한 스킬은 최대한 알기 쉽게 표현하는 것입니다.
1. 한마디로 요약한다.
2. 어려운 단어를 바꾼다.
3. 용어를 정의한다.
4. 각주나 괄호를 사용한다.
5. 구체적인 예시를 열거한다.

 

 

#기술5 : 생략 없이 정확하게 쓰기

알기 쉬운 문장을 쓸 때는 함부로 생략하지 않아야 합니다. 생략이란 써야 할 내용을 '쓰지 않는' 것입니다.
1. 생략하지 않는다.
2. 주어나 주체를 명확히 쓴다.
3. 무의미한 정보나 불명확한 정보를 기재하지 않는다.
4. 애매한 내용을 쓰지 않는다.
5. 미결, 기결, 액션 플랜을 명확히 한다.

 

 

#기술6 : 단문으로 쓰기

좋은 문장은 짧은 시간에 직관적으로 내용을 이해할 수 있어야 합니다. 이를 위해서는 쓸데없는 수식어나 내포된 문장들을 과감히 제거하고 의역이나 기호, 도표 등을 사용합니다. 끝없이 긴 문장은 이해하기 어려울 뿐만 아니라 논점까지 흐리게 합니다.
1. 조사, 형용사, 수식어 등을 배제한다.
2. 기호화한다.
3. 각주로 처리하고 본문으로 제외한다.
4. 수동 표현을 능동 표현으로 바꾼다.
5. 그림이나 표로 치환한다.

 

 

#기술7 : 감정에 호소해서 쓰기

좋은 문장은 쓰려면 읽는 사람의 감정에 호소하는 등 심리적인 접근도 필요합니다. 특히 '설득', '의뢰', '거절', '어필'과 같은 문장에서는 논리성과 이해도는 물론 감정을 배려한 내용도 필요합니다. 사람은 감정을 가지고 있기 때문에 한 줄 문장이 상대의 마음을 움직여 목적을 달성할 때도 많습니다.
1. 감정을 자극하는 칭찬을 한다.
2. 의욕을 보인다.
3. 비란, 반론을 먼저 스스로 언급한다.
4. 선택 효과를 사용한다.
5. 대비 효과를 사용한다.

 

 

사내의 기본적인 커뮤니케이션

조사 결과를 보고한다
* 요청 받은 내용과 조사 방법을 쓴다.
* 자신의 생각과 제안 등을 쓴다.
* 주의사항 등이 있으면 쓴다.

결함 현황을 보고한다
* 결함의 상황 및 경향을 분석해서 쓴다.
* 결함의 발생 원인은 객관적으로 쓴다.
* 재발 방지 대책은 구체적으로 쓴다.

진척 지연을 보고한다
* 지연 규모를 명확하게 쓴다.
* 지연 원인을 명확하게 쓴다.
* 지연 회복 가능 여부를 명확하게 쓴다.

회의 개최를 통지한다
목적에 따라 회의의 종류도 다양하지만 공통적인 사항은 어떤 회의이든 효율적으로 진행되어야 한다는 점입니다.
즉, 회의의 효과를 높이기 위해서는 회의의 목적을 명확히 인식시키고 회의에 늦는 일이 없도록 해야 하며, 모든 사람이 회의에서 자유롭게 의견을 낼 수 있는 구조를 만들어야 합니다.
* 회의의 기본 정보를 쓴다.
* 회의 목적과 안건을 명확하게 쓴다.
* 사전에 준비해 올 작업을 명확하게 쓴다.

회의 결과를 보고한다
회의록은 회의 참석자에게 공유하는 것뿐만 아니라 회의에 참석하지 않은 사람에게도 정보를 공유해야 하는 경우도 있습니다. 그래서 회의에 참가하지 않은 사람도 이해하기 쉽게, 명확하게 기재해야 됩니다. 참석자가 발언한 내용을 정확하게 남기려면 '누가, 어떤 안건으로, 어떠한 발언을 했는지'를 상세하게 기재하는 것도 중요합니다. 회의록은 상위관리자에게 회람하는 경우도 있으므로, 회의의 목적이나 주제, 안건을 잘 모르는 경우를 대비하여 각주를 달아 설명을 추가하는 등의 세심한 배려도 필요합니다.
* 회의의 안건, 참석자 등의 기본정보를 쓴다.
* 기결사항과 누가 담당할 것인지를 쓴다.
* 미결사항과 언제까지 결정할 것인지를 쓴다.

 

 

고객이나 사외 인원과 문서 주고 받기

고객을 인터뷰한다
* 물어보고 싶은 내용을 세분화한다.
* 대답하기 쉽게 예시를 기입한다.
* 애로사항을 듣는다.

시스템 도입을 위한 정보나 제안을 의뢰한다
* 요건, 요구사항을 명확하게 쓴다.
* 언제까지 무엇을 해 줄 것인지 구체적으로 쓴다.
* 타사와의 경쟁 정보를 쓴다.

고객과 해결 방안을 논의한다
* 검토 방법, 절차를 명확하게 쓴다.
* 진행 방식의 이점을 쓴다.
* 참석자의 조건을 쓴다.

고객의 결정을 유도한다
* 조건에 충족하지 않는 부분을 명확히 한다.
* 남은 있는 과제를 명확히 한다.
* 다음 단계를 명확히 한다.

고객의 의뢰를 거절한다
일을 원활하게 진행시키기 위해 능숙하게 잘 거절할 수 있어야 합니다. 거절하는 문장에서는 '거절하는 이유'가 중요합니다.
고객을 화나게 하지 않게 하기 위해서는 고객의 입장에서 생각해 보고, 고객에게 오히려 단점이 되기 때문에 어쩔 수 없어 거절할 수 밖에 없을을 어필하는 것이 좋습니다.
* 상대도 '작업이 필요하고 귀찮은 일'이 될 만한 사항을 쓴다.
* 거절하기 위한 '고객 측의 대의명분'을 쓴다.
* 상대가 판단할 수 있도록 쓴다.

 

 

아이디어나 기획을 검토하고 제안한다

기획에 필요한 정보를 사외로부터 수집한다
* 평소에 정보를 수집할 수 있는 협력 관계를 구축한다.
* 정보를 제공했을 때 상대에게 부여핼 줄 수 있는 혜택을 제시한다.
* 정보원으로부터 제공 받을 정보와 전문 분야를 파악해 둔다.

업무 개선 기획을 검토한다
* 타사 사례나 전문가 등의 의견을 제시한다.
* 실증 실험 결과를 제시한다.
* 이해관계자의 목소리를 제시한다.

상사를 설득시킨다
상사는 자신의 입장에서 다음과 같은 '반론을 제기할만한 논점'들을 이미 가지고 있습니다. 반대하는 상사에게는 그만한 '이유'가 있기 때문에 이유를 분석하여 상사가 납득할 만한 대책을 작성해야 합니다.
* 상사가 반대하고 있는 논점을 명확히 한다.
* 구체적인 대책을 쓴다.
* 열의를 보인다.

새로운 비즈니스를 기획한다
* 비즈니스 아이디어의 차별화 포인트를 명확히 쓴다.
* 사업성을 판단할 수 있는 근거를 쓴다.
* 사업 개시 시 필요한 준비 사항을 쓴다.

브레인스토밍, 아이디어를 함께 도출한다
아이디어를 낼 때의 기본 규칙
    1. 타인의 아이디어를 비판하지 않는다.
    2. 타인의 아이디어에 탑승하지 않는다.
    3. 소비자의 시점에서 재미있다고 생각되는 사항을 찾아본다. 회사의 시점에서 생각하지 않는다.
    4. 타인의 아이디어로 좋다고 생각되면 '좋네'라고 적극적으로 반응한다.
    5. 다른 기사 등을 적극적으로 인용한다.
* 기본 규칙을 쓴다.
* 계기가 될 만한 기사나 의견을 쓴다.
* 다른 사람이 낸 의견이나 아이디어에 빠르게 반응한다.

 

 

상대방을 배려한 사내 커뮤니케이션

다른 부문의 사람에게 의뢰한다
* 협력해 주었으면 하는 이유를 쓴다.
* 상대의 마음에 호소한다.
* 혜택을 어필한다.

후배나 부하를 칭찬해서 의욕을 불어 넣어 준다
업무를 원할히 진행하기 위해서는 '칭찬'이 중요합니다. 칭찬을 잘하는 방법은 왜 좋았는지를 구체적으로 칭찬하는 것입니다.
사람은 누구나 앞으로 기대된다고 하면 기분이 좋아집니다. 무엇인가 기대를 한다고 하면 그대로 행동하게 되는 것을 심리학에서는 '피그말리온 효과'라고 합니다. 기대하고 있다고 계속해서 말하면 공부를 하거나 정보를 수집하는 등 상대방의 행동이 바뀔 가능성이 높아집니다.
* 칭찬할 내용은 구체적으로 쓴다.
* 왜 좋았는지 이유를 쓴다.
* 기대하고 있다는 것을 쓴다.

감사의 마음을 전달한다
감사 문장에서 중요한 것은 '또 다시 협력하고 싶다', '또 돕고 싶다'는 생각이 들도록 작성하는 것입니다. 무엇이 도움이 되었고 어떻게 도움이 되었는지를 구체적으로 적어 감사하고 감격하고 있음을 문장으로 표현해야 합니다.
* 감사의 마음을 정중하게 쓴다.
* 도움이 된 내용을 구체적으로 쓴다.
* '또 협력하고 싶다'는 생각이 들도록 쓴다.

업무를 지시한다
지시는 가능한 한 구체적으로 명확하게 하는것이 기본입니다.
* 업무의 목적과 배경을 명확하게 쓴다.
* 구체적인 지시 내용을 쓴다.
* 완료일과 이후의 업무 절차를 쓴다.

같은 목적과 생각이 있는 동료를 만든다
동료를 만들기 위해서는 자신의 생각을 자주 공유해야 합니다.
* 무엇을 하고 싶은지 목적과 생각을 쓴다.
* 동료가 되면 어떠한 혜택이 있는지를 쓴다.
* 부담 정도를 쓴다.